在台中的森林觀道社區，是位於台中森林公園旁的指標性社區，雖為高級社區，但在社區管理上卻是精打細算，不願花費任何一分冤枉錢，只願提供社區最好的管理品質。身為社區委員的杜先生表示，透過智生活的智慧社區系統，幫助他改善了以往社區管理上遇到的諸多問題與糾紛，讓他現在委員當得比過去輕鬆，社區物業人員工作效率更高，住戶也非常滿意。到底智慧社區系統為森林觀道社區帶來的那些管理上的改變呢？看下去馬上了解！
改善社區5大管理項目
在採訪中，社區委員杜先生與社區經理鍾哥表示，透過導入系統，在社區管理上帶來以下5點主要的改善
1. 透過管理費系統，清楚整理帳目，快速完成對帳
杜先生表示，透過管理費系統的協助，讓身為委員的他不用再因為比對住戶的管理費明細，對到三更半夜。直接透過系統篩選，就可以看到清楚條列的繳費資訊，不到一小時就完成每期的管理費對帳。
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2. 公佈欄公開社區資訊，建構與住戶溝通橋梁，減少管理糾紛
公佈欄一直都是社區公開資訊的重要管道，但由於住戶的閱讀習慣轉移到手機，導致傳統的公布欄功能失靈，社區資訊無法有效通知住戶，造成資訊不透明，也因此造成許多糾紛。杜委員了解這樣的問題後，便透過智慧社區系統所提供的公布欄功能，即時的將社區最新資訊發送到住戶手機，將這個管道建構成與住戶之間新型態的溝通橋樑，使社區資訊高度公開。當住戶充分了了解社區委員會的決議，自然能提高接受度並為社區減少許多管理上的糾紛。
3. 包裹、寄物管理，明確記錄，避免丟失住戶重要物品
如何保管好社區住戶每天送到社區的包裹或是來自親朋好友的寄放物品，又不造成糾紛，對社區管理來說是一件非常大的挑戰。身為資深社區經理的鐘哥在採訪中就說到，以前管理室最怕代為轉交或保管金錢，但透過系統的幫助，在對方轉交時，將物品的內容資訊與存放位置明確輸入系統，並拍照紀錄，可在轉交住戶時因為內容短缺而與住戶產生糾紛，同時保障住戶與物管人員的權益。
其中，杜委員與鐘經理覺得最好的功能是放置位置的紀錄。主要是因為社區管理每天要做的事情非常多，還要透過人腦記住每個住戶的包裹與轉交物品放在哪裡，尤其是體積較小的東西，很容易就會忘記甚至找不到。透過系統的紀錄，住戶只要到櫃檯掃描磁釦，系統會立刻跳出有幾件包裹與轉交物品待領，並且明確告知方在哪裡，避免因為人為疏失遺失住戶的重要物品！
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4. 巡邏管理，拍照回報，社區安全更確實
杜委員表示，其實現在很多社區還是使用紙本記錄社區的巡邏紀錄，這樣對社區來說，首先根本無法知道是否有確實巡邏，還是直接巡邏紀錄表寫一寫而已。使用智生活的巡邏系統，除了可以透過巡邏點的QR Code掃描確保所有的社區安全地點都有完成巡邏外，還可以透過管理員的手機拍照、文字、語音紀錄巡邏點的狀況，並即時回報管理中心了解。如果有發生異常，管理中心也可以即時的進行處理，維護社區的安全。
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5. 點數使用清楚記錄，保障住戶權益、減少使用糾紛
因為社區有公設以及會館，所以對於杜委員以及鐘經理來說，如何明確的紀錄住戶的點數使用，是非常重要的事情。以前透過紙本作業，每次要幫住戶扣點，就必須要翻開厚厚的一本點數紀錄簿，並花費大量的時間翻找，還不一定找得到，造成住戶不滿。但現在透過系統登記使用，則可以省下非常多的作業時間，也不用讓住戶在櫃檯乾等，住戶對於社區設施的使用意願也比以往提升不少！
好處1：對委員管理社區的好處
1. 資訊公開
其實社區資訊越公開越好！當住戶越了解社區在做什麼，以及為什麼這樣做，長期下來是可以建立住戶對委員會的信心，並減少糾紛的。而智生活所提供的公佈欄系統，可以直接把社區公告發送到住戶的手機。住戶可以隨時點開查看與了解，不用在像以前一樣只能到電梯或社區大廳查看公告，也比以往花更多時間關心社區的事物。
2. 財務透明
住戶非常在意社區是否住起來安全，所以透過智生活的協助，我們可以針對社區的訪客與工作人員進行良好的控管。透過系統明確的紀錄訪客的進出時間、拜訪對象，可以在發生問題時能有紀錄即時協助處理。在工作人員管理上，則可以透過系統上提供的人員管理以及差勤系統，明確的紀錄在社區的工作人員是否確實出勤且是否為本人。最後則是巡邏系統，透過拍照回傳，除了可以確保巡邏落實之外，也可以讓管理中心或是委員即時掌握社區重要安全地點是否有任何異常並即時介入處理，妥善的維護住戶的居住安全。
3. 安全提升
住戶非常在意社區是否住起來安全，所以透過智生活的協助，我們可以針對社區的訪客與工作人員進行良好的控管。透過系統明確的紀錄訪客的進出時間、拜訪對象，可以在發生問題時能有紀錄即時協助處理。在工作人員管理上，則可以透過系統上提供的人員管理以及差勤系統，明確的紀錄在社區的工作人員是否確實出勤且是否為本人。最後則是巡邏系統，透過拍照回傳，除了可以確保巡邏落實之外，也可以讓管理中心或是委員即時掌握社區重要安全地點是否有任何異常並即時介入處理，妥善的維護住戶的居住安全。
所以為什麼要導入智生活智慧社區管理系統?
管理費的財務資料審核是以往社區委員與物業人員需要花最多時間的管理項目。杜委員表示，透過系統化條清楚條列出住戶的繳費狀態，可以不用再一筆一筆地去核對匯款帳號、超商繳費明細，然後對到三更半夜。除此之外，智生活的管理費系統還支援住戶使用信用卡繳管理費，住戶繳費後金流到社區帳戶的時間只要一週，比超商要短，讓社區在經費的使用上更加便利！
好處2：對社區物業管理人員的好處
1. 省時間
其實導入系統最重要的就是可以省下很多列印紙本帳單、公告的作業時間。
2. 精準性
以往紙本作業很容易會遇到每個人員作業習慣不同，交班時會因理解不同而造成作業上的差異。透過智生活系統的標準化，可以統一現場人員的作業方式，除了減少因認知差異而造成的作業疏失外，也可以提供社區住戶更一致的服務！
3. 把關公設使用
傳統公設管理最困難的是無法掌握當下實際使用的人數有多少，常造成住戶使用時間上的衝突。現在透過智生活系統提供的公設管理功能，清楚的顯示住戶想預約的時段已經有多少人預約，並快速地幫住戶完成預約。同時系統也可以做到公設點數的管理，住戶公設使用的點數紀錄會直接在手機的APP中呈現，減少管理中心與住戶間點數使用紀錄認知上差異所造成的衝突！
好處3：對住戶的好處
1. 信用卡繳管理費
杜委員表示對森林觀道的住戶來說，使用信用卡繳管理費是最方便的一項服務，比起到超商繳費要出門還要領現金，信用卡可以讓住戶直接在家或是任何地方完成繳管理費！
2. 點數管理
社區經理鐘哥說：社區有會館和公設需要住戶花費點數才能使用，但到底還剩多少點數可以使用以及點數到底都用在那，是住戶最關心的問題。在使用智生活系統後，住戶在智生活提供的APP上就可以直接看到明確的點數紀錄，非常方便！
3. 公佈欄
杜委員說：許多住戶回饋，社區只要有新的決議都可以透過智生活的系統直接發送到手機，比起以往要到社區大廳或電梯查看公告，在手機上可以有更多的時間了解社區管理與社區目前的運作狀況，對於委員會以及物業公司管理上更放心！
對智生活的客戶服務評價
杜委員說：導入新的系統總是會有陣痛期，但我們不能因為會痛就不考慮長遠可以帶給社區更多方便的智慧社區系統。選擇好的服務廠商，像是智生活，可以使這個轉換的震痛期縮到最短。除了在導入前期協助社區建立系統所需的資料外，還會派專人到社區舉辦住戶的說明會，告訴住戶新的服務帶來的便利並提供使用教學與協助開通，省去社區委員會在推廣上許多的麻煩！同時對於社區物業人員也會提供專屬的系統教學，幫助現場人員更快速的上手系統操作！