開區權會要記錄什麼？除了開會經過與決議事項，還要讓後續負責執行的人清楚知道，會議實際通過了哪些內容。會議結束後，管委會也需要依法整理、送達及公告會議紀錄，並安排決議事項的後續工作。
區權會結束後，管委會開始討論監視器設備更新的後續安排。
「上次區權會不是已經通過監視器更新案了嗎？是不是可以開始找廠商了？」一位委員問。
「可以先準備，但到底要換哪些設備？預算上限是多少？」另一位委員翻著會議紀錄，接著說：「這裡只有寫『照案通過』，沒有把內容記清楚。」
原本以為會議通過就能開始執行，沒想到光是確認決議內容，就還有不少事情需要釐清。
對管委會來說，會議紀錄不只是把討論內容整理成文件，還需要讓後續工作有明確依據。本文整理了五項重點：
- 會議紀錄要包含哪些內容： 確認開會經過、出席情形、表決結果及決議事項的記錄重點。
- 決議事項怎麼寫清楚： 說明預算、執行範圍與授權內容應如何記載。
- 會議紀錄如何送達、公告及保存： 整理會後法定程序與相關文件。
- 決議通過後如何執行： 說明管委會需要確認的分工、時程與經費安排。
- 如何追蹤決議進度： 透過追蹤表與會後檢查清單，掌握尚未完成的事項，方便後續交接。
資深管委在這聊開區權會
輕鬆追蹤區權會後的相關事項
開區權會會議紀錄要寫哪些內容？
依據《公寓大廈管理條例》第 34 條，區分所有權人會議應作成會議紀錄，記載開會經過及決議事項，並由主席簽名。
法律規定了會議紀錄的基本要求，但沒有要求所有社區都使用相同格式。管委會可以依照社區規約與實際開會情況整理資料，讓日後查閱或確認決議內容時，有清楚的紀錄可以參考。
區權會會議紀錄建議包含 6 項資料
整理區權會會議紀錄時，建議管委會參考以下六項資料，並依實際會議內容填寫：
項目 | 建議記錄內容 | 填寫範例 |
|---|---|---|
會議基本資料 | 社區名稱、會議名稱與屆次、日期、開會及散會時間、地點、召集人 | ○○社區第○屆第○次區權會；○年○月○日，上午○時至○時；社區交誼廳；召集人：○○○ |
主席與紀錄人員 | 會議主席、紀錄人員及相關資訊 | 主席：○○○；紀錄：○○○ |
出席與權數統計 | 親自及代理出席人數、區分所有權比例，以及列席人員（如有） | 親自出席○人、代理出席○人；出席區分所有權比例○%；列席：○○○ |
會議進行經過 | 重要報告事項、議案討論、臨時動議及必要的程序紀錄；如有委員選任，也應記錄相關結果 | 討論公共設備更新案，與會人員針對維修成本及施工範圍提出意見 |
議案與決議結果 | 各議案內容、實際表決事項、同意與反對等表決情形、區分所有權比例，以及通過或未通過的結果 | 監視器更新案：同意○人（持分○%）、反對○人（持分○%），決議結果：○○ |
主席簽名與附件 | 主席簽名，以及出席簽名簿、代理委託書及相關表決資料 | 主席簽名：＿＿＿＿；附件：出席簽名簿、代理出席委託書、表決統計資料 |
其中，出席人數、區分所有權比例及各議案的表決結果，都是日後確認決議程序的重要資料，建議特別留意。
不同議案可能適用不同的決議條件，因此不能只看現場有多少人投同意票，就直接認定議案已經通過。
如果還在準備開會資料，可以先參考《區權會準備哪些資料？》，確認出席名冊、表決權資料及議案附件是否備齊。
區權會會議紀錄參考範本
請依社區實際開會狀況填寫，完成後可點擊下方按鈕複製完整文字檔憑以存檔或公告。
點擊右側按鈕即可將上述文字直接複製至剪貼簿。
※ 提醒：會議紀錄應於會後 15 日內送達各區分所有權人並進行公告。
範本使用提醒： 以上為參考格式，並非法定統一表單。實際填寫時，應依社區規約、適用法令及當次會議情況調整，並核對出席及表決結果。管理委員選任事項應事先列於開會通知並公告，不得以臨時動議提出。
會議紀錄需要逐字記下所有發言嗎？
開區權會決議事項怎麼寫？避免只有「照案通過」
決議事項除了記錄是否通過，也要寫清楚實際通過的方案、預算、執行範圍與授權內容。
日後管委會準備找廠商施工時，可能還是需要重新確認：
- 通過的是全部更新，還是部分設備更新？
- 這次同意的預算是多少？
- 經費由哪個項目支應？
- 是否有授權管委會決定施工廠商？
- 會議中是否修改過原本提案？
依據《公寓大廈管理條例》第 34 條，會議紀錄應載明開會經過及決議事項。因此，除了保留表決結果，也應把實際通過的決議內容寫清楚。
區權會決議事項建議記錄 4 個重點
整理區權會決議事項時，建議依照以下四個重點記錄，方便管委會日後查閱及執行。
記錄項目 | 建議記錄內容 | 記錄時應注意的事 |
|---|---|---|
決定事項 | 最後通過或否決的具體內容 | 如果會議中修改提案，應以實際表決的內容為準 |
表決結果 | 同意、反對、棄權等表決數據，以及對應的區分所有權比例 | 應依適用的決議條件確認議案是否通過 |
費用與範圍 | 通過的預算上限、經費來源及執行範圍 | 涉及工程或採購時，應確認費用與執行項目 |
後續授權 | 是否授權管委會辦理，以及授權的具體範圍 | 應確認管委會可以決定哪些事項，避免超出原決議 |
以上是實務整理建議，並非所有議案都必須使用相同格式。實際記錄時，仍應依議案性質、決議程序及社區規約辦理。
如果想進一步了解工程議案如何寫清楚預算與授權範圍，可以參考《社區裝充電樁怎麼提案？》，了解提案時需要確認哪些內容。
開區權會會議紀錄範例：社區監視器設備更新案
假設某社區在區權會上討論監視器設備更新，並已依適用規定完成表決程序。以下示範如何記錄這項議案。
案由：社區公共區域監視器設備更新案
說明：
社區部分監視器設備已使用多年，近期陸續發生故障。經廠商檢查後，提出維修及設備更新方案，供區權會討論。
討論摘要：
與會人員針對設備故障情況、更新費用與施工安排進行討論，並確認以部分設備更新方案進行表決。
決議內容：
同意辦理社區公共區域部分監視器設備更新，預算上限為新臺幣 20 萬元，由社區相關預算項目支應，並授權管委會於通過的預算及設備範圍內辦理後續採購事宜。
表決結果：
記載本案同意、反對及棄權的人數與區分所有權比例，並依適用的決議條件確認是否通過。
實際記錄時，可依當次表決統計填寫：
- 同意：＿＿人，區分所有權比例＿＿%
- 反對：＿＿人，區分所有權比例＿＿%
- 棄權：＿＿人，區分所有權比例＿＿%
- 決議結果：＿＿＿＿＿＿＿＿
以上為示意案例，實際數字應依當次會議的出席與表決紀錄填寫，不能只以「多數同意」或「照案通過」取代必要的決議資訊。
區權會會議紀錄多久要公告？送達與保存有哪些規定？
區權會結束後，管委會除了要整理會議紀錄，還需要注意送達、公告及文件保存的規定。
會議結束後 15 日內，應完成送達與公告
依《公寓大廈管理條例》第 34 條，區權會會議紀錄應由主席簽名，並於會後 15 日內送達各區分所有權人及公告。
管委會可以依照以下順序安排工作：
- 整理會議紀錄： 核對議案內容、表決結果及重要討論事項。
- 確認紀錄內容： 檢查會議日期、出席統計、決議內容及必要附件。
- 完成主席簽名： 確認正式會議紀錄已依規定由主席簽名。
- 辦理送達與公告： 於法定期限內完成，並保存相關紀錄。
要特別注意，「公告」與「送達各區分所有權人」是兩項不同要求，不能認為張貼公告就已經完成全部程序。
如果社區平常使用社區 App 或通訊群組傳遞訊息，也應確認實際通知方式、收受情形及相關證明，是否符合會議紀錄的送達要求。不能只因為住戶看得到電子訊息，就直接認定已完成合法送達。
哪些文件要和會議紀錄一起保存？
依第 34 條，應與會議紀錄一併保存的文件包括：
- 出席區分所有權人簽名簿
- 代理出席委託書
另外，以下屬於實務管理建議，可視社區需要一併保存：
- 開會通知與相關通知紀錄
- 正式議程及議案附件
- 各項議案表決統計資料
- 會議紀錄送達與公告紀錄
- 後續執行的重要合約、報價及驗收資料
這些額外文件屬於實務管理建議，並非全部都是第 34 條明文列出的必備附件。
整理出席資料時，管委會可以參考以下表格與文字格式，記錄區分所有權人親自或委託代理出席的情況。
點擊右側按鈕即可將簽到簿文字範本直接複製至剪貼簿。
如果區分所有權人無法親自出席，依《公寓大廈管理條例》第 27 條，可依法以書面委託符合資格的人代理出席。管委會或住戶可參考以下格式填寫。
點擊右側按鈕即可將委託書文字範本直接複製至剪貼簿。
特別注意：重新召集區權會，決議程序可能不同
- 確認重新召集及表決條件： 依第 32 條及適用的社區規約，確認出席人數、區分所有權比例及同意門檻。
- 送達會議紀錄： 依第 34 條規定，將會議紀錄送達各區分所有權人。
- 確認 7 日書面反對期間： 會議紀錄送達後，各區分所有權人有 7 日的書面反對期間；是否成立仍應依第 32 條規定的重新召集、表決及反對條件一併確認。
- 辦理決議成立後的通知與公告： 決議成立後，會議主席應於 10 日內以書面將決議送達全體區分所有權人，並予公告。
區權會決議通過後，管委會還要做哪些事？
決議通過後，先確認 5 項執行重點
| 執行項目 | 需要確認的內容 |
|---|---|
| 執行範圍 | 這次決議通過哪些工作？是否有明確的設備、工程或服務範圍？ |
| 負責人員 | 由誰負責辦理？哪些工作需要管委會、管理中心或相關廠商協助？ |
| 執行時程 | 預計何時開始、完成？是否有需要配合的施工或行政安排？ |
| 預算與經費來源 | 決議通過多少預算？經費從哪個項目支應？是否有使用限制？ |
| 驗收與成果確認 | 工作完成後，應確認哪些項目？由誰依決議、契約或相關標準辦理確認？ |
以監視器設備更新案為例，安排後續執行工作
延續前面提到的監視器設備更新案例，假設區權會已決議更新部分公共區域監視器，預算上限為新臺幣 20 萬元，並授權管委會在核准範圍內辦理採購。
會議結束後，管委會可以依序安排以下工作：
- 確認更新範圍： 依照決議內容，整理需要更新的設備及相關施工項目，避免將未經核准的設備納入。
- 安排廠商詢價與採購： 依社區適用的採購程序、預算及授權範圍，確認設備規格、報價和施工內容。
- 確認施工時程： 與廠商協調施工日期、作業區域及可能影響住戶使用的事項，必要時提前通知住戶。
- 掌握預算使用情形： 核對採購及施工費用，避免超出原本通過的預算上限。
- 確認施工成果： 完工後依契約及核准項目確認設備、施工內容與相關資料，並保存必要紀錄。
實際執行仍應以社區通過的決議、規約及相關契約為準；如果設備數量、施工範圍或費用需要調整，也要先確認是否仍在原授權範圍內。
至於各項工作的負責人、執行進度與完成情形，可以再透過決議追蹤表持續整理。
區權會決議事項怎麼追蹤？掌握每項工作的執行進度
區權會決議通過後，除了安排後續工作，也要持續掌握各項工作的執行情形。
區權會決議事項建議記錄 5 項追蹤資訊
整理區權會決議事項時，建議管委會保留以下五項資訊：
| 追蹤項目 | 建議記錄內容 |
|---|---|
| 決議事項 | 記錄區權會通過的工作內容，必要時註明議案名稱或編號 |
| 負責人員 | 確認負責辦理的委員、人員或工作單位 |
| 預計完成時間 | 記錄預定完成日期，方便掌握工作時程 |
| 執行進度 | 記錄目前處理情形，例如尚未開始、辦理中或已完成 |
| 後續處理與備註 | 記錄尚待確認的事項、進度異動及相關說明 |
這五項是方便管委會整理工作進度的實務建議，並非法律規定的統一表格格式。
同一項決議可能需要分階段辦理，例如設備更新要先確認採購內容，再安排施工及驗收。追蹤時可以記錄目前進行到哪個階段，以及接下來需要處理什麼，不必每次都重新翻閱完整會議紀錄。
區權會決議追蹤表範例：整理不同工作的執行狀態
區權會決議事項不一定只有工程或設備更新，也可能涉及社區規約、管理費繳納方式等行政管理工作。
以下以四種常見社區事項示範追蹤表的整理方式。表格中的進度僅用來說明如何填寫，並非真實社區的執行紀錄。
| 決議事項 | 負責人員 | 預計完成時間 | 執行進度 | 後續處理與備註 |
|---|---|---|---|---|
| 公共區域監視器設備更新 | 依實際分工填寫 | 依決議與採購安排填寫 | 待確認採購進度 | 核對更新範圍、預算與後續施工安排 |
| 地下室漏水處理 | 依實際分工填寫 | 依修繕安排填寫 | 待確認處理情形 | 記錄查修、施工及後續確認事項 |
| 社區規約相關事項 | 依實際分工填寫 | 依實際辦理程序填寫 | 待確認辦理進度 | 核對決議內容及後續處理程序 |
| 管理費繳納方式調整 | 依實際分工填寫 | 依核准時程填寫 | 待確認執行情形 | 整理繳費方式調整及住戶通知事項 |
如果社區有其他決議事項，也可以依照相同方式增加資料列。
管委會可以複製以下格式，依當次區權會的決議內容填寫與追蹤執行進度。
點擊右側按鈕即可將追蹤表文字範本直接複製至剪貼簿。
決議追蹤表要持續更新，方便確認進度與後續交接
建立追蹤表後，還需要依照工作的實際進展更新內容。
例如，監視器設備更新案從廠商詢價、確認採購內容到施工完成，管委會可以在不同階段更新處理情形，並保存相關報價、契約或驗收紀錄。
如果工作尚未完成，也可以記錄目前遇到的問題、需要協調的事項，以及後續處理方向。這樣即使負責委員更換，接手的人也比較容易了解前面的辦理情況。
至於更新頻率，可以依工作性質、決議內容及社區實際需求安排，不一定要使用相同的固定週期。
另外，追蹤表標示「已完成」時，應確認對應的工作是否確實辦理完畢。如果涉及工程、採購或其他需要驗收的事項，也應依決議及相關契約確認完成情形，不能只憑表格狀態就認定所有程序都已結束。
開完區權會後，別忘了確認這 5 件事
| 檢查項目 | 確認重點 |
|---|---|
| 會議紀錄是否完成 | 檢查會議日期、出席人數、區分所有權比例、重要討論內容與決議事項是否記錄完整，並確認正式會議紀錄已由主席簽名。 |
| 決議內容與表決結果是否清楚 | 逐項核對實際通過或未通過的議案、表決結果及適用的決議條件。涉及預算、經費來源或執行授權的事項，也應確認記載內容與當次決議一致。 |
| 是否完成送達、公告與文件保存 | 依《公寓大廈管理條例》第 34 條，會議紀錄應於會後 15 日內送達各區分所有權人並公告，出席簽名簿及代理出席委託書也應與會議紀錄一併保存。送達與公告是不同要求，建議保留相關辦理紀錄，方便日後查核。 |
| 決議事項是否已有執行安排 | 確認執行範圍、負責人員、預計時程及經費安排。涉及工程或採購時，也應確認後續工作符合決議通過的預算與授權範圍。 |
| 尚未完成的工作是否持續追蹤 | 將尚未完成的決議事項列入追蹤紀錄，掌握目前進度、後續處理事項及完成情形。已完成的工作則依實際情況保存相關紀錄，方便日後查閱與管委會交接。 |
特別提醒： 如果當次區權會是依《公寓大廈管理條例》第 32 條重新召集，還需要確認會議紀錄送達後的 7 日書面反對程序，以及決議成立後 10 日內的書面送達與公告要求，不能只依一般會議的檢查項目處理。
以上五項可作為管委會的會後工作清單。實際辦理時，仍應依社區規約、當次決議內容及適用法令確認。
區權會結束後，把決議記清楚，後續工作才有依據
區權會結束後，把決議內容、授權範圍與執行進度記錄清楚，能讓管委會後續執行、回覆住戶與換屆交接時都有資料可查。
開區權會時可能遇到的問題
Q1：區權會一定要提前 10 天通知嗎？
原則上要在開會前 10 日，以書面通知各區分所有權人。依《公寓大廈管理條例》第 30 條，急迫情事召開臨時會議可改採公告方式，公告期間不得少於 2 日。
Q2：區權會議案一定要附報價單嗎？
不一定，需依議案性質及適用規定判斷。 設備更新或修繕工程建議附上報價與方案比較；規約修訂則可提供新舊條文對照表。
Q3：區權會當天可以提出臨時動議嗎？
可以提出，但不代表所有事項都能當場有效決議。依《公寓大廈管理條例》第 30 條，管理委員選任須事先載明並公告，不得以臨時動議提出。
Q4：區權會議案資料沒準備完整，還能開會嗎？
不一定會影響開會，但要看缺少什麼資料。 若涉及法定通知或表決程序，須確認是否合法；若是報價或評估附件不足，則應評估是否需要補充資料再討論。
Q5：區權會結束後，還需要整理哪些資料？
應製作會議紀錄，並保存出席簽名簿及代理委託書。 依《公寓大廈管理條例》第 34 條，會議紀錄須由主席簽名，並於會後 15 日內送達各區分所有權人及公告。若涉及管委會改選，也可參考《管委會交接清單》，確認會後資料如何移交。