- 哪些財務、行政、設備及系統資料應列入清冊？
- 如何依交接流程核對資料與完成簽收？
- 資料缺漏或工程尚未結案時，該怎麼留下紀錄？
- 主委改選後，報備、銀行權限及卸任責任要注意什麼？
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管委會改選後怎麼交接？掌握 6 個步驟
管委會改選後，交接可以分成六個步驟：確認交接窗口、盤點資料、核對財務與未完成事項、正式點交、處理後續變更，以及公告與保存紀錄。
新舊任管委可依照社區規約與實際管理情況安排交接，並使用管委會移交清冊逐項核對，確認哪些資料已交付、哪些事情還需要處理。
| 步驟 | 交接項目 | 主要工作 | 確認重點 |
|---|---|---|---|
| 1 | 確認交接窗口 | 依改選結果及社區規約，確認新任委員、職務安排與新舊任交接代表。 | 誰負責移交？誰負責接收？ |
| 2 | 盤點交接資料 | 整理財務、印鑑、合約、會議紀錄及相關管理文件，建立移交清冊。 | 文件是否齊全？有沒有資料缺漏？ |
| 3 | 核對財務與未完成事項 | 確認帳戶餘額、待付款項、進行中的工程及住戶反映事項。 | 財務資料是否需要進一步核對？哪些事情需要新任管委繼續追蹤？ |
| 4 | 辦理正式交接 | 約定時間與地點，依移交清冊逐項核對，記錄交付狀況並由雙方確認。 | 實際交了哪些資料？哪些項目尚待補齊？ |
| 5 | 處理缺漏、變更報備與權限移轉 | 追蹤待補文件，依適用程序辦理主管機關變更報備，並確認銀行、社區系統及相關帳號的權限變更。 | 哪些手續已完成？由誰負責後續辦理？ |
| 6 | 公告並保存紀錄 | 協助新任團隊公布聯絡窗口，妥善保存移交清冊與重要紀錄。 | 住戶是否知道找誰？交接資料日後能否查到？ |
交接時，有些文件可能還在廠商或管理中心手上，也可能有工程尚未驗收、帳務差異仍待釐清。
遇到這些情況，不需要為了完成簽收，就把所有項目都勾選為「已交付」。建議在移交清冊中註明目前狀態、後續負責窗口及預計補交或確認日期。
正式交接前，也可以先將清單提供給新舊任代表及物業管理中心，約定交接日期、地點與列席人員。若資料由管理中心協助保管，應一併確認實際保管位置與查閱方式。
管委會移交清冊要列哪些資料？六大類清單一次看
管委會移交清冊建議包含六大類資料：印鑑、財務與銀行資料、帳冊與財務報表、合約與設備文件、鑰匙與門禁，以及系統權限。
新舊任管委可以依照社區現有文件與管理情況逐項盤點，確認資料由誰保管、是否已交付，以及有哪些項目還需要補齊。
印鑑、財務到系統權限，交接資料怎麼盤點？
不同社區的設備與管理方式不一定相同，交接清單也不需要完全一致。除了確認文件有沒有交齊，也要核對實際保管位置、相關權限，以及新任管委能否接續使用。
交接類別 | 建議盤點的資料 | 交接時確認重點 |
|---|---|---|
印鑑 | 社區大小章、銀行留存印鑑相關資料、保管位置及保管人 | 核對用途與現用印鑑，清點後簽收。 |
財務與銀行資料 | 存摺、銀行餘額證明、庫存現金或零用金、網銀及付款授權 | 用同一基準日核對帳面、銀行及現金；差異列入待查。 |
帳冊與財務報表 | 公共基金收支、會計帳簿、憑證、發票收據、財務報表及決算 | 核對年度、冊數、缺件和附件目錄。 |
合約與設備文件 | 保全、清潔、電梯、消防、修繕契約、保固、保單、設備清冊及廠商窗口 | 核對效期、續約日、待付款和待驗收事項。 |
鑰匙與門禁 | 機房、設備室、管委室鑰匙、門禁卡、感應扣及設備設定資料 | 核對數量及保管人，必要時測試通行。 |
系統權限 | 社區 App 後台、門禁與對講、社區信箱、LINE 官方帳號、雲端資料夾及雙重驗證 | 確認新任能實際登入並核對管理權限，再依需要調整舊權限。 |
其中，系統權限容易在文件交接時被忽略。即使新任委員已取得帳號資料，如果登入驗證仍綁定舊任委員的手機，或後台管理權限尚未調整，實際上仍可能無法接手操作。交接時應確認新任人員能正常使用，密碼及驗證資訊則應透過安全方式移轉。
六大類資料之外，也建議整理社區規約、區權會會議紀錄、管委會會議紀錄、相關決議、往來公文及住戶公告等管理文件。
若有尚未完成的工程、待付款項或住戶持續反映的問題，也要讓新任管委了解目前進度與後續負責窗口。
這些資料可以依照社區實際情況列入交接範圍，但並非每一項都是法律逐項明定的移交義務。
哪些交接資料是法律明定的？
依《公寓大廈管理條例》第 20 條，管理負責人或管理委員會於解職、離職或管理委員會改組時，應將下列資料移交新管理負責人或新管理委員會：
- 公共基金收支情形
- 會計憑證
- 會計帳簿
- 財務報表
- 印鑑及餘額
如果管理負責人或管理委員會拒絕辦理法定公告或移交，經催告於七日內仍未履行，可依法報請主管機關或訴請法院命其公告或移交。
要注意的是，這裡的七日是拒絕履行、經催告後的期間，並不是規定所有管委會都必須在改選後七日內完成交接。
管委會移交清冊怎麼填？範本、缺件與簽收注意事項
管委會移交清冊可以依照「建立清冊、記錄缺件、雙方確認」三個步驟辦理。交接時除了核對文件和物品，也要留下交付方式、目前狀態及後續負責窗口，避免新舊任委員對交接結果有不同認知。
步驟一：建立管委會移交清冊範本
正式交接前，可以依照前面整理的六大類資料，建立一份能逐項核對的移交清冊。
建議至少包含「交接項目、數量／期間、交付方式、交接狀態」四個欄位，方便新舊任委員在點交時確認。
交接項目 | 數量／期間 | 交付方式 | 交接狀態 |
|---|---|---|---|
年度財務報表 | ○年度共12份 | 紙本及電子檔 | ☐ 已交付 ☐ 待補 |
社區印鑑 | ○組 | 現場點交 | ☐ 已交付 ☐ 待補 |
物業管理合約 | ○份 | 紙本及電子檔 | ☐ 已交付 ☐ 待補 |
設備保養紀錄 | ○年度 | 指定資料夾 | ☐ 已交付 ☐ 待補 |
未完成事項追蹤表 | ○份 | 電子檔 | ☐ 已交付 ☐ 待補 |
以上是可依社區實際情況調整的清冊範本，並非法定制式表單。
使用時，可以在表格上方填寫社區名稱、交接日期、地點與新舊任代表，並於表格後方附上附件目錄及簽名或用印欄位。
如果資料存放在指定資料夾，也應註明實際位置與查閱方式；若是實體文件，則可核對份數、年度及附件內容，避免清冊雖然勾選「已交付」，接任者卻找不到對應資料。
步驟二：資料缺漏與未完成事項怎麼記錄？
交接當天不一定能拿到所有資料。有些文件可能還在廠商手上，有些工程尚未驗收，也可能有帳務差異或住戶反映需要繼續追蹤。
遇到這些情況，不建議為了讓移交清冊看起來完整，就將尚未交付的項目勾選為「已交付」。
例如，消防設備檢修報告還沒有收到，可以在清冊備註中記錄：
「○年度消防設備檢修報告尚待廠商提供，預計由管理中心於○月○日前追蹤。」
除了待補文件，未完成的社區事務也應另外整理，記下目前進度、下一步、負責窗口及預計確認日期。
未完成事項 | 目前進度 | 後續待辦 |
|---|---|---|
地下室漏水改善 | 已取得兩家廠商報價 | 比較施工方案，確認是否需要再提會議討論。窗口：＿＿ 確認日：＿＿ |
電梯年度保養 | 現行合約持續履行中 | 確認下次保養及合約到期時間。窗口：＿＿ 確認日：＿＿ |
公共照明更新 | 已列入區權會決議 | 依決議預算及範圍安排後續作業。窗口：＿＿ 確認日：＿＿ |
住戶反映噪音問題 | 已收到反映並初步溝通 | 持續追蹤處理情形。窗口：＿＿ 確認日：＿＿ |
以上為示意情境，實際內容應依各社區狀況調整。
交接時還有兩類事情特別容易漏掉。
一是待付款項與即將到期的合約。除了交付帳冊、合約文件，也要確認哪些費用尚未支付、哪些契約即將續約，以及是否還有待驗收的工程。
另一類是只有口頭交代的重要事項。例如廠商曾承諾後續改善，或管委會先前已有討論但尚未作成正式決定，應盡量留下相關紀錄與佐證，避免新任委員接手後無法確認當初的處理情況。
如果工程或住戶問題仍由廠商持續處理，也應確認新任聯絡窗口是否已接手，必要時通知相關廠商或住戶，避免後續仍只聯繫已卸任的委員。
步驟三：雙方確認交接結果並保存紀錄
- 銀行帳戶與付款權限： 即使存摺和印章已經交付，也要確認銀行印鑑、付款申請及核准權限是否仍需辦理變更。
- 社區系統與帳號權限： 新任人員應確認能否實際登入及使用管理功能，並依分工調整舊任人員的管理權限。
- 找得到： 資料夾分類與檔案名稱清楚，不需要每次都詢問前任委員。
- 看得懂： 文件保留日期、版本與必要說明，能辨識資料所屬的事項。
- 接得上： 未完成工作附上進度、待辦事項及聯絡窗口。
- 管得住： 依資料用途設定適當的查閱、編輯及管理權限。
社區主委變更流程怎麼走？報備、銀行印鑑與住戶公告
社區主委變更後，除了完成新舊任管委的資料交接，還需要確認三件事：向原受理機關辦理適用的變更報備、更新銀行印鑑與付款權限，以及讓住戶知道新一屆管委會的聯絡窗口。
這三項工作的辦理方式不同，完成時間也不一定相同。 建議分別確認應備文件、負責人及辦理結果，避免清冊已經簽收，相關資料與權限卻仍未完成更新。
管委會改選後怎麼報備？文件與受理窗口一次確認
- 管理委員會變更報備申請書及檢查表。
- 如由區權會選任管理委員，應確認區分所有權人會議紀錄、出席簽到簿及適用的委託書等資料。
- 如由管理委員互推主任委員，應確認互推會議紀錄及相關出席資料是否需要檢附。
- 區分所有權人名冊。
- 建築物使用執照影本。
- 社區管理規約（依受理機關規定確認是否需檢附）、新任主任委員身分證明及其他適用文件。
管委會銀行印鑑怎麼變更？帳戶與付款權限一起確認
社區主委更換後，即使舊任委員已交付存摺及大小章，也不代表銀行留存印鑑與相關授權已經完成變更。
建議先聯繫社區往來銀行的承辦分行，確認辦理印鑑變更時需要哪些文件、應由哪些人到場，以及是否還有網銀或付款授權要同步調整。
除了銀行印鑑，還應確認以下事項：
- 銀行帳戶資料： 社區有哪些帳戶，帳戶相關資料是否完整。
- 印鑑及授權人員： 銀行留存印鑑、原授權人員與新任授權人員是否需要變更。
- 網銀及付款權限： 付款申請、核准及其他操作權限是否符合新一屆的職務分工。
- 辦理結果： 已完成哪些變更，還有哪些資料或手續需要補齊。
不同銀行對文件、到場人員及辦理方式的要求可能不同，實際仍應以往來銀行確認的規定為準。
如果報備或銀行印鑑、付款權限變更尚未完成，可以先在交接待辦紀錄中註明目前進度及負責窗口，等手續辦妥後再更新結果。報備函與銀行相關變更紀錄也應分開保存，方便日後查閱。
主委變更後要公告什麼？區權會紀錄與住戶通知別混淆
改選完成後，除了管委會內部的職務交接，住戶也需要知道新一屆管委會的聯絡窗口，以及社區事務接下來由誰處理。
如果改選涉及召開區分所有權人會議，應先確認會議紀錄的法定程序。
依《公寓大廈管理條例》第 34 條，區權會會議紀錄應記載開會經過及決議事項，由主席簽名，並於會後十五日內送達各區分所有權人及公告。相關出席簽名簿、代理委託書等文件，也應依規定保存。
這項規定針對的是區權會會議紀錄，與一般的新任管委會聯絡窗口公告不同，兩者不能混為同一程序。
確認新一屆管委會的職務分工與聯絡窗口後，可以另外整理住戶公告，內容包括：
- 新一屆管委會的改選結果與相關職務安排。
- 社區事務的主要聯繫方式。
- 重要議案或公共事務的後續處理安排。
- 如有服務或管理方式調整，提醒住戶留意相關資訊。
管委卸任後還要負責嗎？交接義務與注意事項
管委卸任後，原則上不需要再負責新一屆管委會的日常管理工作。不過，卸任不代表可以不交接，也不表示過去任職期間可能涉及的法律責任就此消失。若新任委員需要了解先前的處理情況，卸任委員可以協助說明，讓社區事務順利接續。
交接當天，新任主委翻到地下室漏水改善的資料，發現工程還沒有結案。
「這個漏水工程不是上一屆就在處理了嗎？廠商後來有來看過嗎？」新任主委問。
「有，之前找了兩家廠商報價，但還沒決定要找哪一家施工。」卸任主委回答。
「那接下來要找誰？還是要請你繼續跟廠商聯絡？」
「我把報價單、之前討論的會議紀錄和廠商聯絡方式都整理好了，你們可以接著評估。如果有不清楚的地方，我可以再跟你說明。」
管委會移交常見問題
Q1：管委會交接有規定幾天內要完成嗎？
《公寓大廈管理條例》沒有統一規定改選後幾天內必須完成交接。第 20 條的七日是指拒絕移交、經催告後的處理期間，不是從改選當天起算。實際交接時間仍應依社區規約及相關安排確認。
Q2：前任管委會拒絕移交怎麼辦？會有罰則嗎？
依《公寓大廈管理條例》第 20 條，前任拒絕履行法定移交義務，經催告七日仍未移交時，可報請主管機關或向法院請求處理。第 49 條另設有罰則，但是否裁罰仍須依個案事實及法定程序認定。
Q3：社區有物業公司，管委還需要交接嗎？
需要。物業公司可以協助整理及保管資料，但不代表管委會的法定移交義務就此消失。新舊任管委仍應確認文件、印鑑及管理權限是否完成交接。
Q4：同時更換物業公司，如何辦理三方點交？
建議由管委會、新舊物業公司共同核對交接清冊，確認文件、設備、帳號及未完成事項的交付情況。若有缺件，應記錄負責窗口與補交時間，實際責任仍依契約及相關規定辦理。
Q5：管委會交接資料可以全部放在雲端嗎？
電子文件可以集中存放在社區管理的雲端空間，但印鑑、鑰匙等實體物品仍須點交，依法應保存的文件也要符合相關規定。雲端資料應確認查閱權限、備份及帳號安全。
Q6：前任管委會無法一次交齊資料，可以分批交接嗎？
可以依實際情況安排分批交接，但未交付的資料應在移交清冊標示待補，記錄補交日期及負責人。分批安排不代表法定移交義務已完成，仍應持續追蹤至實際交付。