現代網購越來越頻繁，社區每天要處理的包裹數量也變得越來越多。社區賣家要寄件、社區買家要收件，如果都靠傳統社區管理員手寫登記代管代收包裹，不只對管理員造成負擔，也對社區住戶帶來不少困擾。到底社區收件與寄件最常遇到的是哪3個問題呢?
問題一：登記錯誤
當郵件包裹數量增加，或者有的要寄出、要退貨、要遞交給住戶，最容易出現的就是登記錯誤的問題。這個問題常會造成住戶的重要包裹遺失，而且還要花費物管人員大量的時間調閱監視器，不只是要承受社區住戶的怒火，還可能需要因此賠償住戶損失。
問題二：登記時間太長
社區每日郵件包裹收件量增加，管理中心秘書及保全往往在執行這些事務上耗費不少時間。每件包裹，從收件日期、包裹編號、戶別、收件人姓名這樣一路填寫下來，包含後續掛牌通知住戶領取，每日登記包裹資料大約需要花費2~2.5小時，常常都會壓縮到處理社區其他工作的時間，也容易造成社區物管人員的龐大工作壓力。
問題三：被誤領找不回來
包裹被誤領在社區是很容易發生的問題，但在手寫登記包裹的社區，包裹一旦被誤領，很可能就算花費一整天調閱監視器也是找不回來的，只能等待領錯包裹的住戶發現並主動歸還。就算歸還誤領的包裹，住戶彼此之間也會因此產生爭執，破壞社區安寧。
超商也會誤領
在大家最習慣使用也非常成熟的超商取貨服務，就算報電話後三碼，核對領取人姓名，也無法明確確認領取人，仍時常發生誤領的情形，請看以下新聞案例：
社區包裹誤領糾紛案例
某個未使用智慧社區管理平台協助登記包裹的社區，就曾發生因為住戶誤領包裹，而被對方告上警局，被警察約談調解的案例。該名住戶在5/30被管理員叫住領取包裹時，少了一層系統把關，沒有仔細核對領取身份，直接拿了包裹就走。回到家拆開後，才發現不小心拿到別人的包裹，隨後立即將包裹拿到管理室退還，管理員也說會協助溝通處理。但過了幾天，於6/2管理員又叫住該名住戶，跟他說對方反應有少了單據，要該名住戶說明原因。由於該名住戶並不知道有那張遺失的單據，兩人在爭執下，最後雙方約在6/5到警局調解，才發現是賣家忘記附上購買清單。
這場包裹誤領而導致住戶間爭執的事件，其實只要導入智慧社區管理系統，就可以透過系統登寄包裹的寄送戶別，發送領取通知到住戶手機，讓住戶憑手機條碼領取包裹，可以大幅減少因包裹誤領造成糾紛的情形發生。
若還是不小心拿錯包裹，也不用透過花費大量時間調閱監視器，來找出是哪位住戶領走，只要提供包裹條碼，就可以快速的從後台找到領取時間以及領走的住戶了！
社區寄件與代收包裹E化，能解決上述常見問題
1. 透過掃包裹條碼與便利的社區管理後台，可以省去大量手寫時間，同時避免書寫錯誤，減少社區物管人員工作與心理壓力
2. 透過管理後台，明確登記存放位置不用再擔心找不到，可以方便快色的拿給取件的物流人員，更可提升住戶領取包裹的速度，服務效率更加分！
3. 透過管理後台保存收件與領取紀錄，縮小調閱監視器的時間區間，更容易找到誤領包裹的住戶，保障住戶與物管人員權益
社區透過導入社區寄件與包裹代收E化，可以協助身為社區管理人員的您，輕鬆減少寄件、退貨、代收包裹的時間並提供保障住戶權益的社區郵務管理服務，提升住戶對您服務的滿意度！
導入包裹智慧櫃，社區住戶24小時取件更便利
登記包裹智慧櫃、常又被稱為智能櫃或智能取物櫃。最早是應用在車站或商場等公共空間的智能化設備，如今更見於蝦皮等電商平台的自取門市。核心是透過智能管理技術，在包裹入櫃後第一時間推播收件者手機。收件者可24小時隨時前往領取，全程無須額外人手協助。應用在社區場景，則能夠解決保全不在櫃台時住戶無法領取包裹的困擾。這對於那些人手吃緊、或是沒有夜班的保全的社區將有很大的幫助。同時統一收納空間，也可一定程度避免社區大廳堆放包裹過多、保管困難與影響美觀的問題。
只是智慧櫃雖有不少好處，仍未見多數社區採用，主因還是在於幾點限制。其一，過去市面上智慧櫃銷售多半是面向建商，僅提供賣斷、造價昂貴，一般社區自行購買負擔太大。其二，傳統智慧櫃缺乏有效的整合方式，導致社區管理上的困難。例如如果所有包裹都要入櫃，很容易就會出現櫃口不夠的問題。如果櫃口不夠，又會衍生出住戶難以掌握包裹存放是否入櫃、領取困難的窘境。管理者也容易搞不清包裹下落。
上述問題，現在智生活透過整合既有智慧社區系統得到了完整的解決。截至2024年為止，智生活包裹登記系統已導入全台超過8,000個社區，每年協助全台社區處理超過7,000萬個包裹。奠基在成熟系統上，更進一步推出包裹智慧櫃服務。不同於市面上普遍只提供買斷的廠商，社區可透過月租方式導入。租賃方式不但可降低社區負擔，櫃體維護、甚至汰換也都全權由智生活包辦，讓社區管理者無須操心。
同時完善整合的管理系統，也上管理者在登記包裹後，住戶就能第一時間在App收到通知，並自行選擇要入櫃還是臨櫃領取。同時透過與智生活戶別系統的整合，同戶包裹可放入同一櫃。如果住戶超時未領，系統也會自動推播提醒，有效避免空間浪費。所有過程，管理者只需依照系統指示就能完成所有入櫃與未入櫃包裹的位置、領取狀況的掌握。有效實現一站式管理，避免因為位置的分開存放導致混亂或包裹的遺失。大幅提升社區住戶的便利度與滿意！