你是否也遇到這些困擾？舊系統廠商突然停止服務；當原廠停止更新，使用愈發困難，資料安全還有系統到底還能不能用變成一個隱憂；當住戶對社區管理問題怨聲載道。社區決定更換管理系統時，管委會往往面臨一個大哉問：「該從何開始？」
本文結合第一線實務經驗與智生活的成功案例，證明即便是三十年歷史的老社區，也能在無痛轉換系統，提供管委會有必要規劃一條「無痛轉換」的系統實操方案。接下來，我們將以 step by step 的方式，帶你走過完整的轉換流程。
社區管理系統要怎麼換？一步步來就不會亂！
換社區管理系統就像搬家，不能說換就換；只要有計劃，就能避免出問題。以下 6 個步驟，照著做更安心。
Step 1. 先盤點現況
先搞清楚目前「換了想達成什麼目標」，把動機與目標寫下來，後續才知道該往哪個方向走。
Step 2. 列出社區需要的功能
50 戶小社區與 500 戶大型社區，規模與重點完全不同。
| 類別 | 功能項目 | 說明 |
|---|---|---|
| 必須功能 | 門禁管理 | 感應卡、手機開門、訪客登記 |
| 社區公告與推播通知 | 即時通知住戶公告與訊息 | |
| 線上繳費與財務管理 | 多元支付（信用卡、超商、轉帳），管理費繳交、即時對帳與催繳 | |
| 住戶意見線上反映 | 住戶可線上提交意見與報修 | |
| 包裹／郵務管理 | 快遞與郵件到達即時通知 | |
| 加分功能 | 公設線上預約 | 交誼廳、KTV、健身房等設施預約 |
| 車輛與停車位管理 | 車位登記與狀態管理 | |
| 點數管理 | 社區活動或公設使用累積點數 | |
| 瓦斯抄表線上回報 | 住戶可自行上傳瓦斯用量 |
Step 3. 找廠商比較功能、價格與服務
蒐集名單：去哪裡找？
- 搜尋關鍵字：社區管理系統、智慧社區 APP
- 向鄰近社區打聽實際使用經驗
- 請物業公司提供推薦名單
初步篩選：四大重點
- 台灣實績量體：是否有 5,000 社區以上案例
- 公司體質與穩定度：成立 10 年以上更佳
- 客服與技術團隊：維運與資安是否健全
- 能否提供試用：讓管委與住戶實際體驗
並排比較：功能 × 價格 × 服務
- 功能：必須功能與加分功能是否齊全？可否模組化升級？
- 價格：一次性費用、月費/年費、手續費、隱藏整合成本
- 服務：教育訓練、客服通路、維護保固與更新
Step 4. 評估廠商（簡報與試用）
- 是否通過 ISO 27001 資安認證
- 逐項核對需求清單
- 試用帳號：不同年齡層住戶是否易上手
- 查看 App Store／Google Play 評價
Step 5. 搞清楚要花多少錢
常見收費模式：
- 免費但有廣告：零成本，但可能影響住戶體驗
- 按戶數收費：費用可預估，但戶數越多總額越高
隱形費用要問清：教育訓練、初期建檔、硬體更換、新功能升級、金流手續費、雲端空間等。
Step 6. 導入服務與後續支援
導入階段
- 是否提供導入手冊與時程表
- 有無住戶教學素材（海報、懶人包）
- 資料轉檔與驗證流程是否完善
營運支援
- 客服通道（電話／LINE／Email）與服務時段
- 故障回應速度與修復時效
